後継編さん者が「ウェブ海洋辞典」のデータ（文書や画像などのファイル）を自身のパソコンへ取り込んだり、またデータの更新などを 開始するに当たって、予備知識として役に立つと思われる事柄について概略記述しておきたい。


(1)編さん者自身のパソコンへの海洋辞典データの取り込み

・　ノートパソコンの直接的な利用について。後継編さん者は、前編さん者から譲り受けたノートパソコンに収められた フォルダー「oda-I (Ocean Dictionary)」（辞典の全データが収納される）を利用して辞典づくりを始めることが可能である。 パソコンの「エクスプロラー(Explorer）」を起動させ、その中のフォルダー「oda-I (Ocean Dictionary)」 をクリックすると、その中に収納されている全フォルダー・ファイル・画像の在り処とそれらの階層構造を総覧することができる。

・　もしくは、外付ハードディスク（機種名：　IO－DataまたはHDPC-U）を自身のパソコンに接続して、ハードディスクの中の フォルダー「oda-I (Ocean Dictionary)」（辞典の全データ収納）をパソコンに取り込む。

・　取り込むに当たっては、まず自身のパソコンの「エクスプロラー(Explorer）」上に、「oda-I (Ocean Dictionary)」という 名のフォルダーを作成する。すぐさま全データを一気にパソコンに移行させようとするとトラブルの原因になる。 フォルダーやファイルには容量が大きいものもあるので、一気にやると移行時にフリーズなどを起こしがちである。

・　フォルダーなどをハードディスクから少しずつ自身のパソコンへ、試行しながら移行させる。特に画像フォルダーの「ｚ」や特に 「ｘ」は大容量である。

・　自身のパソコン内に移行させたフォルダーやファイルは 「ローカル・ディレクトリー」と称される。

・　ウェブページを構成する全フォルダー・ファイルは階層構造に配置されており、また全てがどこかで繋がっている。 フォルダーやファイルが何万とあっても、階層構造の中で最も中心・起点となるファイル（ウェブページ閲覧時において 最初に表示されるファイル）が「index.html」である。
「海洋辞典」でなくともいずれのウェブサイトであっても、ホームページ閲覧ソフト の「ブラウザ」（グーグル、edge、bingなど）は最初にアクセスし表示するファイルがこの「index.html」である。 世界的にそういう決まりになっている。このファイルを起点にして全てのフォルダーやファイルが互いにリンクし合っている。

・　「ftpソフト（または、ffftpソフト）」によって、ローカル・ディレクトリーにあるフォルダーやファイルをレンタル・サーバー へ送信(＝アップロード upload)することになる。サーバーに収納されたそれらのフォルダー・ファイルとその階層構造を「リモート・ ディレクトリー」　という。
・　「index.html」の拡張子「.html」とは、「.html」という言語（タグ命令言語）で書かれたファイルであることを意味する。 言い換えれば、拡張子「.html」をもつ「index」という名のファイルのことである。ブラウザは、この「.html」ファイルを ホームページ仕様に翻訳して画面に表示してくれる。

・　「ロリポップ社 （Lolipop）」が提供するレンタル・サーバーにアップロードされているファイル（即ち、リモート・ディ レクトリー内に収納されている拡張子「.html」の文章ファイルや、拡張子「.jpg」などの画像ファイルが、海洋辞典のコンテンツ として表示される。
・　「ftpソフト」を立ち上げると、画面上の左側のボックスにはローカル・ディレクトリーのフォルダーやファイルとそれらの階層 構造が、右側のボックスにはリモート・ディレクトリーのそれらが表示される。
・　リモート・ディレクトリーには、２５のフォルダーと２６のファイル（そのうちの一つが「index.html」である）がある。 フォルダーをクリックすると、その中に別のフォルダーやファイルが収納されている。 更にそのフォルダーの中にも（その下の階層にも）別のフォルダーがあり、その中に多くのファイルが収められている。 これがリモート・ディレクトリーのもつ階層構造である。

・　ローカル・ディレクトリーもほぼ同じような内容・階層構造になっているが、リモート・ディレクトリーのそれと完全に一致して いる訳ではない。ローカル・ディレクトリー内には、作業中にあって未だサーバーにアップされていないフォルダーやファイル （フォルダーもファイルも全く架空の名称が付されている）があるからである。そのような未完成のフォルダー／ファイルを 残置しないように取り組んで来たが、あちこちに少し残っているかもしれない。 その代表的なフォルダーは「AAAUnderProcess」である。その中のすべてのフォルダーやファイルは、未完成の状態であり 未だアップロードされていない。従って、完成済みファイルとして、名称を確定させた上で、本来収納されるべきフォルダーに 収められてはいない。いずれにせよ、編さん者自身としては、ローカル・ディレクトリー内のフォルダーやファイルが常に 最新のものということになる。

・　ローカルとリモートのいずれのディレクトリーにおいても、ファイルの作成・更新作業上の利便性・必要性のみならず、 バックアップ上の利便性・必要性のために、「txtファイル」(拡張子が「.txt」となっているもの)　と「htmlファイル」(拡張子 「.html」となっているもの）とが、ペアになって収納されている（ファイル名は同じであっても、拡張子が異なる） (ファイルの作成・更新上のポイントについては後述する)。

・　既存ファイルの更新（アップデート）作業は、ローカル・ディレクトリー内の「txtファイル」をもって行い、それを 「htmlファイル」（ブラウザで閲覧するためのファイル）へ変換した後、それをサーバーにアップロードすれば、ネット上でも アップデートされる。

・　なお、新規作成・更新を行なった「html・txt両ファイル」はその都度上書き保存しておくことが大事である。また、新規作成・ 更新を行なったファイルや、それを収録するフォルダーについて、定期的に、外付ハードディスク（HD; 記憶装置）にバックアップ しておくことが大事である。万が一、パソコン本体がウイルス感染や機械的故障を起こした時の備えとなる。もちろん、 リモート・ディレクトリー内でのファイル収蔵は第一次的なバックアップの意味を有する。何十年も辞典づくりしていると、 時に悲劇的なトラブルに巻き込まれる。苦い経験を是非生かして頂きたい。

・　ローカル・ディレクトリーとリモート・ディレクトリー間でのファイルの出し入れ　(ftpソフトにて、ローカルからリモート へのアップロード、その逆のダウンロード）、あるいはリモート・ディレクトリーからのファイル削除作業などにおいては、 ファイル名やその階層位置などを慎重に確認しながら行う必要がある。ローカルからファイルを削除した場合、リモートからも削除 することになる。理想的には両ディレクトリーの内容が同一であることである。 なお、作業を誤った場合は、簡単に修復することができる場合もあれば、不可能な場合もあるので十分注意が必要である。

・　外付けハードディスク（HD)　２つでバックアップしてきた：　「ELECOM USBHDD(G:)」と「HDPC-U（H:)」である。それぞれにフォルダー 「oda-I (Ocean Dictionary)」がある（だが、最も最新は富士通デスクトップパソコン本体の中のそれである）。
両HD内には、過去に撮影したいろいろな画像（写真）も保存されている。画像は今後何らかの形で処理加工をした上で海洋辞典に貼り付けられるか、不鮮明・意味のない画像などは廃棄処分されるべきものである。 何十万枚もの画像があり、その選別・処理には相当の時間・労力を要すると考えられる。
いずれにせよ、今後2023－24年に全て処理する予定であるので、後継編さん者に手交する必要はなくなろう。必要なのは、 「oda-I (Ocean Dictionary)」内の全データのみである。従って手交用にそれのみを収録したHDドライブ（USBでもかまわない） を用意しておくつもりである。